1.1. XSTONE jako správce údajů
Prostřednictvím tohoto prohlášení (dále jen "prohlášení") vás chceme informovat o účelech a způsobech shromažďování a zpracování vašich osobních údajů společností XSTONE (dále jen "my" nebo "XSTONE").
Jsme odpovědní za zpracování osobních údajů, které shromažďujeme a používáme. Jako správce údajů přijímáme nezbytná opatření, abyste:
být informováni o zpracování svých osobních údajů a o svých právech;
mít kontrolu nad zpracovávanými osobními údaji;
můžete uplatnit svá práva týkající se osobních údajů. Více informací o svých právech najdete v bodě 9 tohoto prohlášení.
2.1. Osobní údaje
"Osobními údaji" rozumíme veškeré informace týkající se žijící fyzické osoby. Typ osobních údajů, které shromažďujeme, závisí na požadovaných službách. Pokud s námi máte obchodní vztah, jedná se mimo jiné o údaje o vás a/nebo vašich zástupcích, vašich zaměstnancích, vašich spolupracovnících a/nebo nezávislých ředitelích (dále běžně označovaných jako "vy" nebo " váš "). Pokud nám sdělujete osobní údaje vašich zástupců, vašich zaměstnanců, vašich spolupracovníků a/nebo nezávislých správců, máte povinnost je informovat o existenci a obsahu tohoto prohlášení, jakož i o našich povinnostech, jejich právech a o tom, jak mohou tato práva uplatnit. Kromě toho shromažďujeme údaje osob, které projeví zájem o naše služby nebo naše obchodní operace, jedná se mimo jiné o osoby, které se zajímají o služby nabízené na webových stránkách (newslettery, kontaktní formuláře). kontakt, zpětná vazba atd.).
Shromažďujeme zejména administrativní údaje a kontaktní údaje. Tyto údaje nám umožňují vás identifikovat nebo kontaktovat, případně s vámi obchodovat, pokud jste dodavatel nebo obchodní partner. Může se jednat o kontaktní údaje, jako je vaše jméno, adresa, telefonní číslo nebo e-mailová adresa. Záměrně neshromažďujeme ani nezpracováváme tzv. citlivé údaje, a to:
osobní údaje, které odhalují rasový nebo etnický původ, politické názory, náboženské nebo filozofické přesvědčení nebo členství v odborech;
genetické nebo biometrické údaje (například: zobrazení obličeje a otisky prstů);
zdravotní údaje;
údaje týkající se sexuálního chování nebo sexuální orientace.
Pokud nám budou takové citlivé údaje poskytnuty, nebudeme je používat a vymažeme je.
2.2. Nezletilí
Nemáme v úmyslu zpracovávat osobní údaje nezletilých osob.
3.1. Nabídka služeb a obchodní vztahy
V čem tento účel spočívá?
Vaše osobní údaje můžeme použít k plnění našich profesních úkolů nebo k poskytování našich služeb.
Jaké osobní údaje v této souvislosti zpracováváme?
Shromažďujeme a zpracováváme následující údaje: vaše jméno, e-mailovou adresu, telefonní číslo a adresu.
3.2. Informace a komunikace
V čem tento účel spočívá?
Vaše osobní údaje můžeme použít k tomu, abychom vás informovali o našich aktivitách, službách nebo newsletterech, o kterých se domníváme, že by vás mohly zajímat. Budeme vás kontaktovat, pokud si to výslovně vyžádáte nebo pokud se domníváme, že byste o službu mohli mít zájem nebo že by mohla být pro vaši firmu/organizaci přínosná. Pokud ještě nejste v obchodním vztahu, budete naše marketingová sdělení dostávat pouze v případě, že jste nám dali výslovné svolení k tomu, abychom vás kontaktovali. Pokud s námi již máte obchodní vztah nebo jste nám již poskytli své kontaktní údaje, můžete od nás dostávat reklamní sdělení i bez vašeho výslovného souhlasu. To se týká například všech osob, které se přihlásily k odběru newsletteru a/nebo kontaktních údajů poskytnutých při obchodní výměně. V této souvislosti vycházíme z našeho oprávněného zájmu, abychom mohli realizovat náš obchodní vztah.
Jaké osobní údaje v této souvislosti zpracováváme?
V určitých případech shromažďujeme a zpracováváme tyto údaje: vaše jméno, povolání, e-mailovou adresu a telefonní číslo.
3.3. Provoz společnosti
V čem tento účel spočívá?
Tento účel představuje tzv. "oprávněný zájem". Zpracování údajů je totiž založeno na určitém počtu oprávněných zájmů. Vždy však dbáme na to, aby nebyla narušena rovnováha mezi našimi oprávněnými zájmy a jejich možným dopadem na vaše soukromí.
Pokud si přesto přejete vznést námitku proti tomuto zpracování, můžete uplatnit své právo vznést námitku, jak je uvedeno v bodě 9.3 tohoto prohlášení.
Osobní údaje tedy zpracováváme v následujících situacích (neúplný seznam).
Mohou být použity jako důkaz (archiv);
Mohou být použity pro určení, výkon, obhajobu nebo ochranu našich práv nebo práv osob, které nás zastupují, například v případě soudního sporu;
Mohou být použity pro správu, řízení (rizik) a kontrolu naší organizace (např: compliance/prevence proti praní špinavých peněz a podvodům a studium těchto otázek, řízení rizik, rizikové funkce a kontroly, řízení stížností, interní a externí audit);
Mohou být použity pro zjednodušení provádění, využívání a ukončení služeb ze strany zákazníka, mimo jiné proto, abyste nemuseli znovu poskytovat informace, které jste již vyplnili dříve;
Osobní údaje, jakož i způsob vašeho nahlížení na některé z našich webových stránek, mohou být shromažďovány také za účelem vytvoření kategorií zákazníků/obchodních vztahů; to proto, abychom vás lépe poznali jako zákazníka/obchodní vztah, ale také abychom měli přesnější představu o vašich preferencích a mohli vám tak doručit nejrelevantnější sdělení podle vašeho profilu a času nahlížení. Tomu říkáme behaviorální cílení.
3.4. Právní povinnost
V čem tento účel spočívá?
Společnost XSTONE je povinna zpracovávat osobní údaje v určitých případech, např. na základě zákonných povinností týkajících se právních předpisů o ochraně osobních údajů.
3.5. Soubory cookie
Na našich webových stránkách a v aplikacích používáme soubory cookie (a podobné technologie). Díky těmto malým počítačovým souborům, které ukládají informace do prohlížeče vašeho počítače, o vás můžeme uchovávat určité údaje (např. volbu jazyka). Zaznamenáváme je, abychom mohli naše stránky a aplikace co nejlépe přizpůsobit vašim přáním a uchovat vaše preference pro příští návštěvu. Můžeme tak velmi rychle zvýšit váš komfort používání a nabídnout vám relevantní nabídky.
4.1. Obecné souvislosti
Vaše osobní údaje můžeme používat a zpracovávat pouze v případě, že je splněna jedna z následujících podmínek:
Použití vašich osobních údajů je nezbytné pro plnění smlouvy, kterou jste s námi uzavřeli, nebo pro provedení kroků nezbytných k uzavření této smlouvy na vaši žádost. Na této zásadě jsou založeny účely zpracování popsané v bodě 3.1 tohoto Prohlášení.
Máme váš svobodný a výslovný souhlas s použitím vašich osobních údajů pro určitý účel.
Pokud s námi totiž ještě nemáte uzavřený vztah, požádáme vás o souhlas s kontaktováním pro účely přímého marketingu, jak je uvedeno v bodě 3.2 tohoto Prohlášení.
Použití vašich osobních údajů vzniká v souladu s našimi oprávněnými zájmy a v souladu s vašimi zájmy a právy. tohoto Prohlášení. bod 3.2 tohoto Prohlášení. Totéž platí pro operace zpracování nezbytné pro zasílání přímých marketingových e-mailů stávajícím kontaktním osobám, jak je uvedeno v bodě 3.3.
Operace zpracování nezbytné pro řádné fungování našeho podnikání zakládáme na našem oprávněném zájmu, jak je uvedeno v
. Jsme ze zákona povinni zpracovávat určité údaje a sdělovat je příslušným orgánům, jako je úřad pro ochranu osobních údajů (např. v rámci auditu).
Zaměstnanci společnosti, kteří musí mít přístup k osobním údajům pro plnění svých pracovních úkolů, k nim mají přístup. Tito lidé jednají pod naším dohledem a na naši odpovědnost.
Využíváme také externí dodavatele, kteří se starají o určitá zpracování, abychom vám mohli nabídnout naše produkty a služby, konkrétně IT, právní, finanční, účetní a další služby. Vzhledem k tomu, že tyto třetí strany mají přístup k osobním údajům v souvislosti s poskytováním požadovaných služeb, přijali jsme technická, organizační a smluvní opatření, abychom zajistili, že vaše údaje budou zpracovávány a používány pouze k účelům uvedeným v bodě 3 tohoto prohlášení.
Pokud nám to ukládá zákon, můžeme vaše osobní údaje poskytnout dozorovým orgánům, daňovým úřadům a výzkumným službám.
Osobní údaje nebudou předávány mimo EU. Pokud zaměstnavatel plánuje jejich ukládání a/nebo zpracování mimo EU, výslovně to uvede a zajistí, aby byla zaručena stejná úroveň ochrany. Pokud využíváme subdodavatele, budou údaje směrovány do zemí, kde se nacházejí datová centra těchto subdodavatelů. S těmito subdodavateli uzavíráme dohodu založenou na vzoru schváleném Evropskou komisí, podle níž tito subdodavatelé zaručují stejnou úroveň ochrany, jakou zaručuje společnost XSTONE pro údaje uložené v EU.
Vaše údaje nebudeme uchovávat po delší dobu, než je doba nezbytná k dosažení cílů uvedených v bodě 3 tohoto prohlášení. Případné výjimky nebo upřesnění této zásady jsou výslovně uvedeny u jednotlivých účelů uvedených v bodě 3 tohoto Prohlášení. Vzhledem k tomu, že potřeba uchovávat údaje závisí na typu údajů a účelu zpracování, mohou se doby uchovávání značně lišit.
Níže naleznete kritéria, která používáme k určení doby uchovávání:
Jak dlouho údaje potřebujeme, abychom mohli poskytnout požadovanou službu?
Stanovili jsme a oznámili určitou dobu uchovávání údajů?
Získali jsme povolení k prodloužení doby uchovávání údajů?
Vztahuje se na nás zákonná, smluvní nebo srovnatelná povinnost?
Jakmile vaše údaje již nebudeme potřebovat a nebudeme mít zákonnou povinnost je uchovávat, trvale je vymažeme, nebo pokud se to ukáže jako nemožné, anonymizujeme je v našich systémech. Vaše osobní údaje však budeme uchovávat a používat po dobu nezbytnou k plnění našich zákonných povinností, řešení sporů nebo uzavírání smluv.
Vaše osobní údaje jsou považovány za přísně osobní. Přijímáme vhodná technická a organizační opatření k ochraně poskytnutých a shromážděných osobních údajů před zničením, ztrátou, náhodnou změnou a jakýmkoli poškozením, náhodným nebo nezákonným přístupem nebo jiným neoprávněným zpracováním údajů.
9.1. Právo na přístup, námitku, opravu, zapomenutí a přenositelnost údajů
9.1.1. Oprávnění k přístupu
Máte přístup k osobním údajům, které zpracováváme, a máte právo do nich nahlížet. Pokud si to budete přát, poskytneme vám kopii těchto údajů zdarma.
Chcete-li uplatnit svá práva, odkazujeme na bod 9.3 tohoto prohlášení.
9.1.2. Právo na opravu
Máte právo požadovat vymazání nebo opravu chybných, neúplných, nedostatečných nebo zastaralých údajů. Pro uplatnění vašich práv odkazujeme na bod 9.3 tohoto prohlášení.
9.1.3. Právo na odvolání souhlasu
Pokud je zpracování založeno na vašem souhlasu, jak je popsáno v bodě 4.1, máte právo jej kdykoli odvolat. Pro uplatnění vašich práv odkazujeme na bod 9.3 tohoto prohlášení.
9.1.4. Právo vznést námitku proti určitému zpracování
Pokud jsou vaše osobní údaje zpracovávány na základě oprávněných důvodů, máte právo vznést námitku proti zpracování vašich údajů z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace. Chcete-li uplatnit svá práva, odkazujeme na bod 9.3 tohoto prohlášení.
9.1.5. Právo být zapomenut
Máte právo na vymazání svých osobních údajů. Pokud si přejete ukončit pracovní poměr se společností XSTONE, můžete nás proto požádat, abychom vaše osobní údaje přestali používat. Údaje potřebné pro důkazní účely si však můžeme ponechat. Kromě tohoto práva být zapomenut máte také právo nás kdykoli požádat, abychom ukončili zpracování údajů zpracovávaných na základě vašeho souhlasu nebo našeho oprávněného zájmu. V případě oprávněného zájmu však můžeme vaše osobní údaje zpracovávat i nadále, pokud se nerozhodnete ukončit stávající obchodní vztah. Chcete-li uplatnit svá práva, odkazujeme na bod 9.3 tohoto prohlášení.
9.1.6. Právo na přenositelnost údajů
Pokud jde o osobní údaje zpracovávané na základě vašeho souhlasu nebo z důvodu jejich nezbytnosti pro dodání požadovaných produktů nebo služeb, můžete nás požádat, abychom údaje osobní povahy, které jste nám sdělili, předali přímo třetí straně nebo vám. Zákon o ochraně osobních údajů však toto právo omezuje, a proto se nevztahuje na všechny údaje.
K uplatnění vašich práv odkazujeme na bod 9.3 tohoto prohlášení.
9.2. Právo vznést námitku proti přímému marketingu
Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich údajů pro účely přímého marketingu, pokud si již nepřejete dostávat od nás tento typ sdělení. Vaše žádost bude vyřízena co nejdříve a vaše údaje již nebudeme zpracovávat pro účely přímého marketingu. Pro uplatnění vašich práv odkazujeme na bod 9.3 tohoto prohlášení. I když jste uplatnili své právo vznést námitku, můžete, pokud si to přejete, znovu povolit činnosti přímého marketingu prostřednictvím stejných kanálů.
Upozorňujeme vás na skutečnost, že uplatnění vašeho práva vznést námitku nám nebrání v tom, abychom vás kontaktovali za jakýmkoli jiným účelem, včetně plnění smlouvy, v souladu s tímto prohlášením.
9.3. Jak uplatnit svá práva?
Chcete-li uplatnit výše uvedená práva, můžete nám zaslat písemnou žádost e-mailem nebo poštou na adresu týmu pro ochranu osobních údajů na následující e-mailovou adresu: info[@]xstone.group.
Žádáme vás, abyste jasně uvedli, které právo si přejete uplatnit a proti kterému zpracování chcete vznést námitku nebo který souhlas chcete odvolat.
9.4. Pozornosti týkající se výkonu práv
Informujeme vás, že nesouhlas s určitým zpracováním nebo odvolání souhlasu s různým zpracováním vašich osobních údajů může mít za následek, že již nebudete informováni o nabízených činnostech nebo službách nebo že je nebudete moci využívat.
Pokud máte jakékoli dotazy nebo chcete podat stížnost týkající se zpracování vašich údajů, můžete se na nás obrátit prostřednictvím kanálů popsaných v bodě 9.3.
Pokud nejste spokojeni s naší odpovědí, máte připomínky k výkonu svých práv nebo se domníváte, že naše zpracování vašich osobních údajů není v souladu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u místního úřadu pro ochranu osobních údajů.
Vyhrazujeme si právo toto prohlášení v případě potřeby upravit nebo doplnit.
V případě významných změn bude datum změny aktualizováno a my vás o tom budeme informovat. Doporučujeme vám, abyste toto prohlášení pravidelně kontrolovali, abyste věděli, jak zpracováváme a chráníme vaše osobní údaje.